Indkomne dokumenter

Under menupunktet ’Indkomne dokumenter’ kan du se dokumenter og journalnotater, der er sendt til DUBU fra Digital post eller fra andre it-systemer. Det kan eksempelvis være, hvis en borger eller fagperson besvarer en forsendelse via Digital post.

Indkomne dokumenter er opdelt i to faner ’Indkomne dokumenter’ og ’Indkomne journalnotater’. Dokumenter kan bestå af dokumenter fra enten Fordelingskomponenten, som er en del af den fælleskommunale infrastruktur, eller Digital post, der endnu ikke er journaliseret, mens journalnotater kan bestå af notater DUBU har modtaget fra Fordelingskomponenten, og som endnu ikke er journaliseret på en sag.

På oversigten kan du se flere oplysninger om de indkomne dokumenter, hvor du skal være opmærksom på følgende:

•      Dokumenttitel/Notattitel – Er titlen på dokumentet/notatet og når du klikker på den, kan du læse indholdet.

•      Vedrører – Her kan du se, hvilken sag eller person, som dokumentet eller notatet vedrører, fx ved retursvar på Digital Post. Hvis ikke det har været muligt at identificere en sag eller person i DUBU, så vil kolonnen i stedet indeholde tekst og CPR-nr eller være tomt.

•      Sagsbehandler og Afdeling – I kolonnerne for sagsbehandler og team kan du se, hvilken sagsbehandler og/eller afdeling dokumentet eller notatet er tildelt. Hvis dokumentet eller notatet ikke er tildelt nogen endnu, er felterne tomme.

•      Frist – Angiver seneste dato for behandling af dokumentet/notatet modtaget fra fordelingskomponenten. Læs mere under afsnittet Frist for journalisering eller afvisning af post fra Fordelingskomponenten.

•      Sendt via – Her kan du se, om der er tale om et dokument modtaget fra Fordelingskomponenten eller Digital Post.

•      Bemærkning – Her har du mulighed for at angive en bemærkning. Bemærkningen er en intern note, I kan bruge til koordinering inden dokumentet journaliseres på en sag. Bemærkningen vil ikke blive overført til sager/aktiviteter i forbindelse med journaliseringen.

Bemærk: På oversigten for indkomne dokumenter kan du hente en samlet fil med de(t) valgte dokument(er). Dette inkluderer både hoveddokumentet og eventuelle vedhæftninger. Funktionen bruges fx hvis du skal sende dokumenterne til en anden afdeling i kommunen, hvis posten også er relevant for en anden afdeling, eller er sendt forkert.
Når du klikker på knappen downloades en zip fil med de valgte dokumenter og evt. vedhæftninger.

Maskeret data

I nogle tilfælde vil der være dokumenter eller journalnotater, der indeholder maskeret data. Det kan være oplysninger vedrørende sager i en anden afdeling eller et andet team, eller hvis det omhandler sager du ikke har adgang til såsom VIP-sager. I disse tilfælde kan du tildele disse til en medarbejder med udvidede rettigheder.

Forside

Det er muligt at få vist både listen for indkomne dokumenter og indkomne journalnotater på forsiden i DUBU. På den måde vil du kunne se fx nye dokumenter eller retursvar fra Digital post allerede fra forsiden, og herfra åbne og journalisere disse. Når du laver en forside visning eller andre visninger kan du vælge at tilføje flere kolonner. Det kan fx være kolonner relevante for Digital post, hvor du kan tilføje oplysninger om, hvilken DUBU-forsendelse, der eventuelt er besvaret.

Du kan læse mere om forsider i afsnittet Forside.