Hvis du modtager et dokument eller et journalnotat, der ikke skal journaliseres i DUBU, kan du afvise dokumentet eller journalnotatet.
Der er forskel på afvisning af dokumenter og journalnotater fra Fordelingskomponenten og Digital Post:
•Hvis dokument eller journalnotat kommer fra Fordelingskomponenten, så kommer dokumentet eller notatet typisk fra et andet fagsystem fx SAPA. Hvis du afviser sådan et dokument eller notat, så sendes der automatisk en besked tilbage til det it-system dokumentet eller notatet kom fra, og afsender kan derfor se, at dokumentet eller notatet er afvist i DUBU.
•Hvis dokumentet kommer fra Digital Post, så er det afsendt af en borger eller en samarbejdspartner, og når disse afvises sendes der ikke besked tilbage til Digital post. Det er derfor vigtigt, at I manuelt håndterer dette, fx ved at kontakte afsender, eller sikre at den korrekte modtager tager kontakt til afsender.
Afvis dokument eller journalnotat sendt via fordelingskomponenten
Hvis du modtager et dokument eller et journalnotat, der fx er sendt forkert via fordelingskomponenten, kan du afvise det ved at trykke på Afvis. Når du afviser, skal du begrunde, hvorfor dokumentet eller journalnotatet er afvist i DUBU. Dokumentet eller journalnotatet vil blive sendt tilbage til afsendersystemet som afvist med den angivne begrundelse.
Når et notat eller dokument er afvist, kan det ikke længere ses i DUBU.
Afvis dokument modtaget via Digital post
Hvis du modtager Digital post, som fx er sendt forkert og derfor ikke skal journaliseres i DUBU, kan du afvise det. Hvis dokumentet i stedet skal sendes til en anden afdeling i kommunen, er det vigtigt, at du downloader og manuelt sender det til den korrekte afdeling, inden du afviser dokumentet.
Du kan downloade ét eller flere dokumenter ved at markere dem og klikke på knappen til at hente filerne ned. Knappen findes både på oversigten, samt på siden for journalisering af dokumenter Herefter kan du afvise dokumentet ved at klikke på knappen ”afvis”, hvorefter du får muligheden for at afgive en begrundelse for afvisningen. Det er vigtigt, at du giver en begrundelse, da denne senere kan udgøre dokumentation for hvorfor, dokumentet ikke er blevet behandlet.
Denne begrundelse kan efterfølgende ses på oversigten over afviste dokumenter, ved at tilføje kolonnen ”Afvisning begrundelse”. Bemærk at denne kolonne alene gælder afviste dokumenter fra Digital post og ikke fx dokumenter modtaget fra andre systemer via Fordelingskomponenten.
Sletning af modtaget Digital Post
Hvis du har brug for at slette Digital post, fx hvis du ved en fejl har modtaget et dokument med følsomme oplysninger, skal du først afvise den digitale post og derefter slette den via skraldespands-ikonet.
Bemærk: Ikonet er kun synligt, hvis der er markeret dokumenter fra Digital Post og hvis disse har status “Afvist fra Digital Post”.
Når du sletter et dokument, vil du blive gjort opmærksom på, at dokumentet fra Digital Post slettes og ikke kan gendannes. Efter sletning vil dokumentet og begrundelsen for afvisningen ikke længere kunne fremsøges i DUBU.
Bemærk at denne funktion kræver særlige rettigheder i DUBU.