I DUBU kan du sammenlægge to sager på samme person, det kan være relevant, hvis din kommune ved en fejl er kommet til at oprette flere sager på samme person. Eller hvis din kommune har oprettet en sag, og efterfølgende får tilsendt en sag på samme person fra anden kommune. Det kan også være relevant, hvis din kommune har overflyttet en sag til en anden kommune, og familien efterfølgende flytter tilbage, og din kommune derfor modtager en ny version af samme sag. Du kan læse mere om, hvordan disse sager håndteres i afsnittet Sammenlægning af sager med samme indhold.
Når du skal sammenlægge en sag, skal du tage stilling til begreberne ’blivende sag’ og ’tillægssag’. Når to sager sammenlægges, skal det vælges hvilken sag, der skal være den blivende sag og hvilken sag, der skal være tillægssagen. Den blivende sag er den sag, som forsat vil være åben efter sammenlægningen. Tillægssagen vil efter sammenlægningen være lukket og vil ikke kunne genåbnes. Du kan læse mere om begreberne ’Blivende sag’ og tillægssag’ i afsnittet Blivende sag og tillægssag.
Du skal inden sammenlægning af 2 sager beslutte hvilken sag, der skal være den blivende sag. I nogle tilfælde vil du skulle lukke en undersøgelse, eller afslutte en handleplan, for at sagerne kan sammenlægges. Dette er nødvendigt, hvis der findes åbne undersøgelser eller aktive handleplaner på begge sager. Du kan læse om alle forudsætninger for sammenlægningen, i afsnittet Forudsætninger for at kunne sammenlægge sager.
Inden du sammenlægger sager, skal du være opmærksom på
følgende:
•Når du vælger den blivende sag, skal du være opmærksom på, om der er forhold der taler for at benytte en sag med et specifikt sagsnummer. Eksempelvis kan familien tidligere have modtaget breve og dokumenter med dette sagsnummer, og der er blevet overført en ny sag fra en anden kommune, her vælges den overførte sag, som tillægssag, så al indhold samles på den eksisterende sag.
•Hvis der findes en åben undersøgelse af samme type på begge sager
(Afdækning, UKF/BFU, UFU eller LBU), skal du vælge hvilken der skal være åben og
som du vil arbejde videre i. Du skal lukke undersøgelsen på den anden sag.
Efter sammenlægning vil begge undersøgelser være samlet på den blivende sag,
du kan åbne og arbejde videre i den åbne undersøgelse.
•Hvis der findes aktive handleplaner eller handleplaner med statussen
kladde på begge sager, skal du vælge hvilken handleplan der skal være gældende
efter sammenlægningen. Du skal herefter afslutte Handleplanen på den anden sag.
Efter sammenlægningen vil alle handleplaner være samlet på den blivende sag,
og du kan arbejde videre i handleplanen med status kladde, eller følge op på den
aktive handleplan.
•Hvis der findes aktive Barnets plan/ungeplan med statussen kladde på
begge sager, skal du vælge hvilken Barnets plan/ungeplan der skal være gældende
efter sammenlægningen. Du skal herefter afslutte Barnets plan/ungeplan på den
anden sag.
Efter sammenlægningen vil alle Barnets plan/ungeplan være samlet
på den blivende sag, og du kan arbejde videre i Barnets plan/ungeplan med status
kladde, eller revidere den aktive Barnet plan/ungeplan.
•Når du vælger den blivende sag, skal du være opmærksom på, at sagen vil beholde evt. delinger med eksterne datamodtagere. Delinger med eksterne datamodtagere på tillægssagen vil blive afsluttet. Hvis eksterne datamodtagere på tillægssagen forsat skal have delt oplysninger, skal du derfor oprette en ny deling af sagsoplysninger for datamodtageren. Hvis en datamodtager har adgang til alle dokumenter på den blivende sag, skal du være opmærksom på, at datamodtageren vil få adgang til alle dokumenter fra tillægssagen efter en sammenlægning, da dokumenterne flyttes til den blivende sag. Hvis datamodtageren ikke skal have adgang til alle dokumenter fra tillægssagen, skal du stoppe adgangen inden sammenlægning af sag.
Når du vil sammenlægge sager, skal du gå ind på en af de sager, du ønsker at sammenlægge. Herefter skal du klikke på Handlinger og vælge Sammenlæg sag.
Der åbnes nu et vindue, hvor du skal tage stilling til om den sag, som du står på, skal være den blivende sag eller tillægssagen.
Når du har valgt om den sag, som du står på, skal være den blivende sag eller tillægssagen, skal du efterfølgende vælge hvilken sag, som sagen skal sammenlægges med.
Der vises en liste over de sager på personen, som du har adgang til at se og redigere. Hvis du ikke kan se den sag du vil sammenlægge med, kan det skyldes, at du ikke har rettigheder til sagen, at kun én af sagerne har sagstypen ufødt barn, eller at sagen er en VIP sag med særligt beskyttede oplysninger.
Du kan kun markere én sag, som skal sammenlægges med den nuværende sag. Efter du har markeret sagen, skal du klikke på Sammenlæg sag.
Hvis sagerne af andre årsager end de ovenstående, ikke kan sammenlægges, vil du få en besked, hvor det fremgår hvorfor sagerne ikke kan sammenlægges.
I det tilfælde vil du skulle foretage de ændringer, som fremgår af beskeden, før du kan sammenlægge sagerne.
Bemærk! Der kan gå nogle minutter før sagerne er sammenlagt. Sagerne vil blive låst for redigering, mens de er ved at blive sammenlagt.
Under sammenlægning vil DUBU overføre flere oplysninger fra tillægssagen, du bør derfor kontrollere og eventuelt tilrette følgende oplysninger efter sammenlægningen:
•At sagstypen er korrekt – Sagstype sættes til den blivende sags sagstype, men kan ændres, medmindre der er tale om ufødt barn.
•At Barnets netværk ikke indeholder dubletter – Barnets netværk kan indeholde dubletter af personer uden CPR-nummer, hvor du skal fjerne eller rette i relationer under barnets netværk. Dette vil kunne ske på sager overført fra anden kommune, eksempelvis professionelle eller personer i netværket oprettet uden CPR-nummer i begge kommuner.
•At advarsel på sagen er korrekt – Hvis der er oprettet en advarsel på begge sager, vil disse være kombineret. Du bør derfor sikre, at hele teksten fortsat er relevant og eventuelt tilrette denne.
Når sagerne er lagt sammen, vil indhold fra tillægssagen være overført til den blivende sag. Vær opmærksom på at systemet ikke ændrer i navngivning på indholdet. Det betyder, at der fx kan være flere historiske undersøgelser eller handleplaner, som hedder det samme.
Hvis der er resultatdokumentation på begge sager, vil alle trivselsscorer fra begge sager fremgå på den sammenlagte sag, så det fortsat er muligt at se udviklingen.
Nedenfor kan du læse nærmere detaljer.