Flettefelter

Du kan redigere skabeloner på samme måde som almindelige Word dokumenter eller Excel filer. I Word skabeloner kan du også oprette såkaldte flettefelter der trækker standardoplysninger om jeres kommune/afdeling/team, sagen, sagens personer eller den aktivitet, hvorfra skabelonen anvendes. Det er ikke muligt at anvende flettefelter i Excel dokumenter.

Du indsætter et flettefelt ved at gøre følgende:

• Tryk Ctrl + F9 (dette får Word til at lave et felt indikeret ved ” { } ”)

• Udfyld feltet med { MERGEFIELD flettefeltsnøgle }, hvor ”flettefeltsnøgle” refererer til det specifikke felt der skal flettes data fra.

• Marker feltet og tast F9 (dette ændrer feltet til at have formatet ”<<flettefeltsnøgle>>”), dette skal ikke nødvendigvis gøres med det samme, men kan gøres for hele skabelonen til sidst, inden den gemmes, ellers forsvinder flettefelterne.

I tabellerne nedenfor beskrives de forskellige flettefelter du kan bruge til i de skabeloner du opretter.

Tabel 1: Aktivitetsflettefelter

Flettefelt	Flettefeltsnøgle
Aktivitetens Hændelsesdato	aktivitet_haendelsesdato
Aktivitetens Beskrivelse	aktivitet_beskrivelse
Aktivitetens Notat	aktivitet_notat
’Afgørelse’ aktivitets Formål	aktivitet_afgoerelseFormaal
’Afgørelse’ aktivitets Forventet varighed	aktivitet_afgoerelseForventetVarighed
Oplysninger om den af aktivitetens personer der er valgt som primær under oprettelse af dokumentet	aktivitet_person_XXX (hvor XXX repræsenterer den oplysning der ønskes flettet fra personen, se Tabel 4)
Oplysninger om Primær Sagsbehandler på aktiviteten	aktivitet_sagsbehandler_XXX (hvor XXX repræsenterer den oplysning der ønskes flettet fra brugeren, se Tabel 5)

Tabel 2: Sagsflettefelter

Flettefelt	Flettefeltsnøgle
Sagens navn	sagsnavn
Sagens sagsnummer	sagsnummer
Oplysninger om primær person på Sagen	person_XXX (hvor XXX repræsenterer den oplysning der ønskes flettet fra personen, se Tabel 4)
Oplysninger om Primær Sagsbehandler på Sagen	sagsbehandler_XXX (hvor XXX repræsenterer den oplysning der ønskes flettet fra brugeren, se Tabel 5)
Oplysninger om personen registreret som Mor i barnets netværk	mor_XXX (hvor XXX repræsenterer den oplysning der ønskes flettet fra personen, se Tabel 4)
Oplysninger om personen registreret som Far i barnets netværk	far_XXX (hvor XXX repræsenterer den oplysning der ønskes flettet fra personen, se Tabel 4)
Oplysninger om personen registreret som Værge i barnets netværk	vaerge_XXX (hvor XXX repræsenterer den oplysning der ønskes flettet fra personen, se Tabel 4)
Oplysninger om personen registreret som Medmor i barnets netværk	medmor_XXX (hvor XXX repræsenterer den oplysning der ønskes flettet fra personen, se Tabel 4)
Navnet på den afdeling sagen er tilknyttet	afdeling_navn
Oplysninger om adressen på den afdeling sagen er tilknyttet	afdeling_adresse
Telefonnummer på den afdeling sagen er tilknyttet	afdeling_telefon

Bemærk: Hvis der benyttes flettefelter for mor, far, værge eller medmor, vil DUBU altid flette disse oplysninger ind, uanset personen status. Det betyder at f.eks. navn på en afdød forælder vil fremgå, når dette flettefelt benyttes. DUBU fjerner adresse og kontaktoplysninger på afdøde forældre, så kun navnet medtages. Hvis I ønsker at flette oplysninger om en brev-modtager ind, bør flettefelterne i Tabel 1: Aktivitetsflettefelter benyttes i stedet.

Tabel 3: Kommuneflettefelter

Flettefelt	Flettefeltsnøgle
Navnet på kommunen	kommune_navn
Kommunens centrale email	kommune_email
Kommunens centrale telefonnummer	kommune_telefon
Oplysninger om kommunens adresse (Henvendelses sted)	kommune_adresse
Kommunens logo (data til dette flettefelt trækkes ikke fra organisation, men er uploadede af kommunen selv, dette er beskrevet i afsnittet Kommunens logo)	Image:kommune_logo

I tabellen nedenfor vises de felter der kan flettes for en part. ”XXX” er indsat i stedet for den person, der er tale om fx ”aktivitet_person”.

Tabel 4: Partsflettefelter

Flettefelt	Flettefeltsnøgle
Partens fulde navn (organisationsnavn, hvis der er tale om en organisation)	XXX_navn
Partens fornavn	XXX_fornavn
Partens mellemnavn	XXX_mellemnavn
Partens efternavn	XXX_efternavn
Partens CPR-nr.	XXX_cpr
Partens Udlændingenummer	XXX_udlaendingenummer
Oplysninger om partens adresse	XXX_adresse
Partens telefonnummer	XXX_telefon
Partens arbejdstelefonnummer	XXX_arbejdstelefon
Partens mobiltelefonnummer	XXX_mobil

I tabellen nedenfor vises de felter der kan flettes for en bruger. ”XXX” er indsat i stedet for den bruger, der er tale om fx ”aktivitet_sagsbehandler”.

Tabel 5: Brugerflettefelter

Flettefelt	Flettefeltsnøgle
Brugerens navn	XXX_navn
Brugerens email	XXX_email
Brugerens telefon	XXX_telefon
Brugerens mobiltelefon nummer	XXX_mobil
Brugerens adresse	XXX_adresse

Hvis en skabelon indeholder et flettefelt som ikke er defineret på den Sag/Aktivitet, som brugeren opretter det flettede dokument fra, indsættes ikke noget i flettefeltet (ingen fejlbesked) – dette kunne fx være en far_fornavn på en sag, hvor der ikke er registreret en far i barnets netværk.

Fletning af oplysninger fra kommuneflettefelter, benytter de oplysninger, der er registreret i din organisation, under enhedstypen TopOrgEnhed. Se mere om hvordan disse oplysninger angives, i afsnittet Organisation og brugere.

Fletning af oplysninger vedrørende afdeling, benytter de oplysninger, der er registreret i din organisation, under enhedstypen Afdeling. Systemet benytter oplysninger om sagens tilknyttede afdeling. Se mere om hvordan disse oplysninger angives, i afsnittet Organisation og brugere.

Bemærk! Når du opretter en brevskabelon, er det vigtigt at være opmærksom på adressefeltets placering i brevet. Adressen skal have den rette placering i forhold til en rudekuvert, for at sikre at en fjernprintsforsendelse kan komme frem til rette modtager.

Det er endvidere vigtigt, at du ikke benytter eksempelvis Word objekter, hvor datoen opdateres automatisk hver gang dokumentet åbnes eller udskrives. For at sikre en korrekt dato, der ikke ændres automatisk, bør du benytte statiske felter, herunder flettefelter fra DUBU Hvis du åbner og fx printer et dokument fra DUBU hvor datoen ikke er statisk, kan det betyde, at du kommer til at udlevere et dokument med forkert dato.