Fra dokumentoversigten på en aktivitet eller fra fanen Dokumenter på en sag, er det muligt at oprette en mailforsendelse, der opretter en mail, med de valgte filer vedhæftet.
Du opretter en mail ved at vælge én eller flere dokumenter som du vil sende, og dernæst klikke på ’Send som e-mail’. Hvis du har behov for at sende filer på en måde, så modtageren ikke kan redigere i dokumentet, kan du vælge’Send som e-mail (pdf-bilag)’. Vælger du ’Send som e-mail (pdf-bilag)’ opretter DUBU en mail, hvor de valgte word-filer, vedhæftes som en PDF, i stedet for en redigerbar Wordfil. Det er kun word-filer kan konverteres til PDF, andre filtyper vil blive vedhæftet med deres oprindelige filformat.
DUBU opretter herefter en mail, der åbnes i kommunens mailsystem. Når mailen åbnes i kommunens mailprogram, fx Outlook, kan du sende den på samme vis, som øvrige mails.
Bemærk! Mailen afsendes fra kommunens mailprogram, det er derfor vigtigt, at kommunen har egne retningslinjer, for sikker afsendelse af mails.
Når du har sendt mailen, journaliseres denne ikke automatisk, og du skal derfor journalisere mailen efterfølgende, fx via Drag N Drop funktionen.