For at en sagsbehandler kan give en datamodtager adgang til at hente oplysninger fra DUBU, er det en forudsætning at du har oprettet personen, afdelingen eller organisationen, som en datamodtager under menuen Ekstern adgang.
Administrationen af datamodtagere sikrer at det er de rette personer, som kan hente oplysninger fra DUBU. Dette sikres fx ved, at du ved oprettelse af datamodtager, skal indtaste en unik identifikation. Det kan fx være ved at oprette en privat udfører ud fra P-nummer og CVR-nummer.
Når du skal oprette en ny datamodtager, klikker du på + i oversigten over datamodtagere.
Her skal du udfylde de påkrævede felter:
•Navn
•Identifikationstype
Navn – Her skal du angive et navn på datamodtageren. Navnet kan anvendes, når sagsbehandleren skal fremsøge datamodtageren på den enkelte sag.
Identifikationstype – Her skal du angive en unik
identifikation på datamodtageren. Den unikke identifikation sikrer at det kun er
en bruger med identifikationen, som kan hente oplysninger fra DUBU. Dermed gives
der adgang til at hente oplysninger til en specifik bruger, organisation,
afdeling mv. i stedet for adgang til et andet system.
Du skal vælge en af følgende identifikationstyper:
•CPR-nummer – Hvis du vælger at oprette en datamodtager med CPR-nummer, tjekker DUBU om nummeret eksisterer i CPR-registeret, men det vil ikke fremgå af oprettelsen, hvilken person der er tale om. Du skal derfor sikre, at det indtastede CPR-nummer er korrekt, inden du opretter datamodtageren
•CVR-nummer – Hvis du vælger at oprette en datamodtager med CVR-nummer, foretages der et opslag i CVR-registeret under oprettelsen, og du vil kunne se virksomhedsoplysninger, inden du opretter datamodtageren
•Organisationsenhed – Du kan oprette en organisatorisk enhed som datamodtager via enhedens UUID. Et UUID er en unik identifikation, og din kommunes it-afdeling har overblik over disse i kommunen. UUID anvendes fx også til FK Organisationssystem, og til at sikre adgangsstyring i din kommune.
•P-nummer – Hvis du vælger at oprette en datamodtager med P-nummer, skal der også indtastet et CVR-nummer. Der foretages et opslag i CVR-registeret under oprettelsen, og du vil kunne se virksomhedsoplysninger inden du opretter datamodtageren
Bemærk! Feltet Identifikationstype kan ikke redigeres efter oprettelsen. Du skal derfor være opmærksom på, at CPR, CVR, Organisationsenhed eller P-nummer er korrekt, inden du opretter en datamodtager.
Beskrivelse - Du kan udfylde en beskrivelse af datamodtageren. Beskrivelsen vil kunne fremsøges af sagsbehandleren ved tildeling af adgang for en datamodtager og kan hjælpe med at vælge den rette datamodtager.
Adgangsskabelon - Du kan indsætte en adgangsskabelon på den konkrete datamodtager, der kan afgrænse hvilken adgang en sagsbehandler kan tildele den pågældende datamodtager på den enkelte sag. Har du for eksempel i adgangsskabelonen valgt at datamodtageren skal have adgang til udvalgte dokumenter, vil det ikke være muligt for sagsbehandleren at give adgang til alle dokumenter på en sag.
Hvis du ved at datamodtageren må få adgang til alle oplysninger, fx interne medarbejdere, som familieplejekonsulenter, kan du hjælpe sagsbehandleren ved at indsætte en adgangsskabelon, som giver fuld adgang, så dette er forud indtastet, når sagsbehandleren vælger datamodtageren. Hvis du ikke indsætter en adgangsskabelon, vil den enkelte sagsbehandler skulle tage stilling til hvilken afgrænsning der skal være på datamodtagerens adgang på den enkelte sag.
Du kan læse mere om opsætning af adgangsskabeloner i afsnittet Slet datamodtager.